Praní špinavých peněz už dávno není téma jen pro banky. Český zákon proti praní špinavých peněz (zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu; dále jen „AML zákon“) dopadá na řadu podnikatelů a profesí, často i v menším měřítku, a to od finančních institucí přes realitní kanceláře až po poskytovatele služeb spojených s virtuálními aktivy. Vedle povinné identifikace a kontroly klientů, sledování obchodních vztahů nebo oznamování podezřelých obchodů zákon počítá i s tím, že povinné osoby musí mít nastavené vnitřní procesy. Právě ty se shrnují do systému vnitřních zásad (SVZ).
Cílem tohoto článku je stručně vysvětlit, co systém vnitřních zásad je, koho se povinnost jeho zavedení týká, co takový dokument obsahuje a jakou roli v tom všem hraje Finanční analytický úřad (FAÚ). A zároveň ukázat, kdy dává smysl obrátit se na advokátní kancelář a SVZ si nechat zpracovat na míru.
AML povinnosti v kostce
AML zákon ukládá povinným osobám několik základních okruhů povinností. Patří mezi ně zejména identifikace a kontrola klienta (tzv. KYC = know your client), průběžné sledování obchodního vztahu a prováděných transakcí, vyhodnocování rizik praní peněz a financování terorismu, oznamování podezřelých obchodů FAÚ, uchovávání údajů po zákonem stanovenou dobu a školení zaměstnanců. Jak přesně tyto povinnosti vypadají, se liší podle typu povinné osoby a charakteru její činnosti. Zákon proto současně požaduje, aby klíčové postupy byly zachyceny ve vnitřních předpisech dané instituce – v systému vnitřních zásad.
Co je systém vnitřních zásad
Systém vnitřních zásad je souhrn interních pravidel, postupů a kontrolních mechanismů, podle kterých povinná osoba plní své povinnosti podle AML zákona. Nejde o formální dokument „do šuplíku“, ale o návod, jak v konkrétní firmě nebo instituci v praxi postupovat, jak prověřovat nové klienty, jak vyhodnocovat rizika, co dělat při podezřelém obchodu, kdo za co odpovídá a jak se vše dokumentuje.
U vybraných povinných osob musí být systém vnitřních zásad vypracován písemně, schválen statutárním orgánem a průběžně aktualizován. Obsah SVZ musí odpovídat povaze podnikání, typickým klientům a reálným rizikům, kterým se instituce v rámci své činnosti vystavuje.
Koho se povinnost mít SVZ týká
Povinnost mít systém vnitřních zásad se netýká všech povinných osob podle AML zákona, ale jen těch, které zákon výslovně vyjmenovává. Typicky jde zejména o úvěrové a finanční instituce (banky, spořitelní družstva, obchodníky s cennými papíry, investiční společnosti a fondy, platební instituce, instituce elektronických peněz), provozovatele hazardních her, osoby obchodující s nemovitostmi a realitní zprostředkovatele nebo poskytovatele služeb spojených s virtuálními aktivy (např. provozovatele kryptoměnových směnáren).
Některé další profese, které jsou rovněž povinnými osobami podle AML (typicky advokáti, notáři, daňoví poradci, auditoři či účetní), mají povinnost zavést přiměřené vnitřní postupy a kontrolní mechanismy, ale AML zákon jim výslovně neukládá mít vlastní samostatný písemný systém vnitřních zásad. V praxi se tyto profese často řídí metodikami svých profesních komor. I pro ně ale platí, že vnitřní nastavení musí být smysluplné, přiměřené a v souladu se zákonem.
Zákon pamatuje i na drobné podnikatele bez zaměstnanců nebo na osoby, které vykonávají činnost pod AML zákonem výlučně pro jinou povinnou osobu a řídí se jejím systémem vnitřních zásad. V takových situacích může být povinnost mít vlastní písemný systém vnitřních zásad výslovně vyloučena. Vždy je ale potřeba posoudit konkrétní postavení a způsob činnosti daného subjektu.
Co SVZ typicky obsahuje
Konkrétní podoba systému vnitřních zásad se liší podle typu povinné osoby a jejího rizikového profilu, zákon ale vymezuje minimální obsah. Systém vnitřních zásad by měl především popisovat, kdo povinná osoba je, jaké služby poskytuje a jaké typy klientů jsou pro ni typické. Na to navazuje hodnocení rizik, ve kterém si povinná osoba vyhodnotí, jakým rizikům praní peněz a financování terorismu při své činnosti čelí z hlediska typu klientů, produktů, transakcí, zemí či obchodních kanálů.
Další část SVZ se zpravidla věnuje postupům identifikace a kontroly klientů, včetně práce s tzv. politicky exponovanými osobami a se sankčními seznamy, a pravidlům pro průběžné sledování obchodního vztahu. Důležitou součástí je jasně popsaný postup při podezřelém obchodu, tzn. kdo má být informován, jak se podezření vyhodnotí, kdy a jak se podává oznámení FAÚ a jak se o všem vede dokumentace. Systém vnitřních zásad rovněž upravuje způsob vedení a uchovávání záznamů, vnitřní kontrolní mechanismy, rozdělení odpovědností uvnitř organizace a systém školení zaměstnanců.
Kvalitní systém vnitřních zásad by neměl opisovat zákon, ale překlápět zákonné požadavky do konkrétních, v praxi použitelných kroků. Ideálně tak, aby jim rozuměli nejen právníci, ale i lidé v provozu, kteří s klienty a transakcemi denně pracují.
Systém vnitřních zásad, Finanční analytický úřad a kontroly
Finanční analytický úřad (FAÚ) je ústředním orgánem, který v České republice AML oblast dohlíží a přijímá oznámení o podezřelých obchodech. U vybraných typů povinných osob mají nejen povinnost mít systém vnitřních zásad, ale také jej FAÚ (nebo u některých finančních institucí České národní bance) ve stanovené lhůtě zaslat a oznamovat i jeho pozdější změny. V praxi tento krok probíhá elektronicky, často prostřednictvím specializovaných aplikací.
FAÚ může v rámci kontroly vyžádat systém vnitřních zásad i od subjektů, které oznamovací povinnost nemají, a ověřovat, zda vnitřní nastavení odpovídá zákonu, rizikovému profilu povinné osoby a skutečné praxi. Pokud úřad zjistí nedostatky, může uložit opatření k nápravě a následně i pokutu. Sankcionováno nebývá jen to, že systém vnitřních zásad vůbec neexistuje nebo nebyl včas předložen, ale i situace, kdy povinná osoba má sice formálně zpracovaný dokument, ale sama se jím neřídí nebo v praxi postupuje úplně jinak.
Pro kontrolu je typické, že se nehodnotí pouze „papír“, ale především reálné fungování, tedy dostatečnost identifikace klientů, způsob dokumentace, reakce na podezřelé situace a kvalita vnitřní komunikace. Systém vnitřních zásad tak bývá jedním z prvních dokumentů, o který si FAÚ nebo jiný orgán dohledu při kontrole řekne.
Proč nestačí vzor a jak vám můžeme pomoci
Vzorové systémy vnitřních zásad, které kolují mezi firmami nebo jsou volně dostupné na internetu, mívají jedno společné – obvykle neodpovídají přesně konkrétní situaci, často nejsou aktualizované a jejich plnění je v praxi těžko realizovatelné. Rizikem pak není jen formální nesoulad se zákonem, ale hlavně to, že zaměstnanci v praxi postupují jinak, než jak je popsáno v dokumentu, k jehož dodržování se instituce zavázala.
Smyslem systému vnitřních zásad není „mít papír pro případ kontroly“, ale nastavit procesy tak, aby byly rozumné, proveditelné a dlouhodobě udržitelné. K tomu může pomoci externí právní pohled zejména při prvním zpracování systému vnitřních zásad nebo při jeho větší aktualizaci, například po změně podnikatelského modelu, portfolia služeb nebo legislativy.
Naše kancelář nabízí v oblasti AML zejména úvodní posouzení, zda a v jakém rozsahu se na vás povinnosti podle AML zákona vztahují, zpracování systému vnitřních zásad a hodnocení rizik na míru konkrétní činnosti, revizi stávajících vnitřních předpisů, nastavení interních procesů včetně školení zaměstnanců a podporu při komunikaci s FAÚ či jinými orgány dohledu. Pokud si nejste jistí, zda právě vaše společnost musí mít systém vnitřních zásad, zda ten stávající odpovídá aktuálním požadavkům, nebo byste jej rádi nastavili přehledně a prakticky, ozvěte se nám. Rádi s vámi vaši situaci projdeme a pomůžeme najít řešení, které bude dávat smysl jak z pohledu práva, tak každodenního provozu.
Autor: Mgr. Lucie Pařízková