Letní dovolená bývá naplánovaná dlouho dopředu. Zaměstnanec má koupený zájezd, rezervované ubytování a domluvený společný program s rodinou. Přesto může nastat situace, kdy zaměstnavatel již určený termín dovolené změní nebo zaměstnance požádá, aby se z dovolené předčasně vrátil. Plány může narušit také nemoc zaměstnance nebo dítěte, o které zaměstnanec pečuje.
Kdo o čerpání dovolené rozhoduje? Musí zaměstnanec během dovolené sledovat pracovní telefon? Jaké náklady mu zaměstnavatel nahradí, pokud dovolenou zruší? A co se stane s dovolenou, když zaměstnanec onemocní nebo začne čerpat ošetřovné?
Termín dovolené určuje zaměstnavatel
Ačkoli zaměstnanci běžně podávají „žádost o dovolenou“, zákoník práce vychází z toho, že dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel. Zaměstnanec tedy může navrhnout konkrétní termín, ale samotné podání žádosti ještě neznamená, že je oprávněn na dovolenou nastoupit.
Zaměstnavatel však při rozhodování nemůže přihlížet pouze ke svým provozním potřebám. Podle § 217 zákoníku práce musí zohlednit také oprávněné zájmy zaměstnance. Může tedy posoudit například personální situaci, plánované zakázky nebo nutnost zajistit provoz, současně by ale měl vzít v úvahu rodinnou situaci zaměstnance, školní prázdniny jeho dětí nebo dlouhodobě plánovaný pobyt. Určenou dobu čerpání dovolené musí zaměstnavatel zaměstnanci písemně oznámit alespoň 14 dnů předem. Zaměstnavatel a zaměstnanec se mohou dohodnout i na kratší době. Pokud je dovolená rozdělena do více částí, má alespoň jedna její část činit nejméně dva týdny vcelku, nedohodnou-li se strany jinak. V praxi bývá termín dovolené potvrzen prostřednictvím personálního systému, e-mailem nebo podepsanou žádankou. Zaměstnanec by si měl potvrzení uchovat, zvláště pokud v návaznosti na schválenou dovolenou hradí zájezd, letenky nebo ubytování.
Bez souhlasu zaměstnavatele by zaměstnanec na dovolenou nastupovat neměl. Nejvyšší soud v jednom z nedávných případů potvrdil, že čerpání volna přes výslovný nesouhlas zaměstnavatele může být neomluvenou absencí a podle okolností také porušením pracovních povinností, které může vést až k výpovědi.
Kdy si může dobu dovolené určit zaměstnanec
Zákon zná výjimku, kdy může termín dovolené určit také zaměstnanec. Týká se dovolené převedené z předchozího kalendářního roku. Zaměstnavatel má obecně určit dovolenou tak, aby ji zaměstnanec vyčerpal v roce, ve kterém mu na ni vzniklo právo. Pokud tomu brání překážky na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody, musí čerpání určit nejpozději do konce následujícího kalendářního roku. Jestliže zaměstnavatel neurčí čerpání převedené dovolené nejpozději do 30. června následujícího roku, může její termín určit také zaměstnanec. Musí jej však zaměstnavateli písemně oznámit alespoň 14 dnů předem, pokud se společně nedohodnou na kratší době.
Nejvyšší soud zdůraznil, že dodržení této oznamovací doby není pouhou formalitou. Bez dohody se zaměstnavatelem může zaměstnanec oznámit čerpání nejdříve 1. července a nastoupit na dovolenou nejdříve 15. července. Pokud by nastoupil dříve, jeho nepřítomnost nemusí být omluvená.
Může zaměstnavatel již schválenou dovolenou zrušit?
Ano. Zákoník práce počítá s tím, že zaměstnavatel může změnit již určenou dobu čerpání dovolené. Může také zaměstnance odvolat z dovolené, kterou již začal čerpat. Je vhodné rozlišovat dvě situace – ke změně termínu dochází ještě před nástupem na dovolenou, o odvolání z dovolené jde tehdy, když zaměstnanec dovolenou již čerpá a zaměstnavatel požaduje, aby se vrátil do práce.
Zákon výslovně nestanoví konkrétní důvody, pro které lze termín změnit nebo zaměstnance odvolat. Neobsahuje ani pravidlo, že by to bylo možné pouze při mimořádné události. Odvolání z dovolené by však mělo zůstat výjimečným opatřením. Dovolená má sloužit k odpočinku a zaměstnavatel je povinen při jejím určování respektovat oprávněné zájmy zaměstnance. V praxi by proto měl zaměstnavatel nejprve zvážit, zda lze vzniklou situaci řešit jinak. Například zastoupením zaměstnance, změnou organizace práce nebo jiným personálním opatřením. Odvolání může být odůvodněné například nečekaným výpadkem několika pracovníků, závažnou poruchou, krizovou situací nebo nutností bezodkladně řešit událost, při níž zaměstnance vzhledem k jeho pozici nelze rozumně zastoupit. Pouhé rozhodnutí, že by zaměstnanec byl v práci momentálně užitečnější, nemusí být dostatečným důvodem pro opakované nebo svévolné rušení dovolené.
Musí být zaměstnanec na dovolené dostupný?
Zaměstnanec nemá během běžné dovolené povinnost pravidelně kontrolovat pracovní e-mail, zvedat služební telefon nebo zaměstnavateli sdělovat, kde pobývá. Dovolená není pracovní pohotovostí a jejím účelem je umožnit zaměstnanci od práce skutečně odpočívat.
Pokud se zaměstnavateli nepodaří zaměstnance kontaktovat, nelze mu zpravidla vytýkat, že na telefonát nebo zprávu bezprostředně nereagoval. Jiná situace by mohla nastat, pokud by se zaměstnanec se zaměstnavatelem předem výslovně dohodl na určité dostupnosti. Takové nastavení by však nemělo popírat samotný smysl dovolené.
Jestliže se zaměstnavateli podaří zaměstnance prokazatelně odvolat, měl by zaměstnanec pokyn respektovat. Zaměstnavatel ale nemůže bez ohledu na okolnosti očekávat okamžitý návrat. Je třeba zohlednit, kde zaměstnanec pobývá, zda se nachází v zahraničí, jaké má dopravní možnosti a za jak dlouho je objektivně schopen se na pracoviště dostavit.
Zákon pro odvolání z dovolené nepředepisuje písemnou formu. Z důkazních důvodů je ale vhodné, aby zaměstnavatel telefonický pokyn následně potvrdil e-mailem nebo zprávou a jasně uvedl, kdy a kam se má zaměstnanec dostavit.
Zaměstnavatel musí nahradit vzniklé náklady
Zaměstnanec nemusí finanční dopady změny dovolené nést sám. Podle § 217 odst. 3 zákoníku práce musí zaměstnavatel nahradit náklady, které zaměstnanci bez jeho zavinění vznikly proto, že zaměstnavatel změnil určenou dobu čerpání dovolené nebo jej z dovolené odvolal.
Zákon neobsahuje uzavřený seznam hrazených nákladů. Typicky může jít o:
- storno poplatek za zájezd nebo ubytování,
- nevratnou cenu letenky či jízdenky,
- poplatek za změnu rezervace,
- nevyužitou a nevratnou část zaplaceného pobytu,
- nezbytné náklady na předčasnou dopravu zpět,
- další prokazatelné výdaje přímo vyvolané rozhodnutím zaměstnavatele.
Zaměstnanec musí prokázat, že mu náklad skutečně vznikl a že souvisí právě se změnou termínu nebo odvoláním. Měl by si proto uchovat smlouvu o zájezdu, faktury, potvrzení o platbě, stornovací podmínky, jízdenky i komunikaci s ubytovatelem nebo cestovní kanceláří.
Spornější může být náhrada nákladů dalších členů rodiny. Představme si, že zaměstnanec zaplatil společný zájezd pro sebe, partnera a děti a po jeho odvolání celá rodina pobyt zruší. Zákon tuto situaci podrobně neřeší. Bude proto záležet na tom, kdo náklady zaplatil, zda mohl zbytek rodiny pobyt reálně využít, jaké byly podmínky rezervace a zda bylo zrušení celé dovolené přiměřeným důsledkem zásahu zaměstnavatele.
Zaměstnanec má zároveň postupovat rozumně a snažit se náklady zbytečně nezvyšovat. Pokud například může rezervaci změnit za menší poplatek, neměl by bezdůvodně nechat propadnout celou zaplacenou částku a následně ji požadovat po zaměstnavateli.
Nárok se týká vzniklých nákladů. Zákon naopak automaticky nepřiznává zvláštní odškodnění za zkažený zážitek, narušený odpočinek nebo ztrátu volného času.
Co když zaměstnanec během dovolené onemocní
Ne každá zdravotní indispozice dovolenou přeruší. Nestačí, že se zaměstnanec necítí dobře, užívá léky nebo navštíví lékaře. Musí být uznán dočasně práce neschopným. Jakmile během dovolené vznikne dočasná pracovní neschopnost, dovolená se ze zákona přeruší. Zaměstnanec si v tomto případě nemůže zvolit, že bude i přes pracovní neschopnost dovolenou dále čerpat. Stejné pravidlo se uplatní také při nařízené karanténě.
Zaměstnanec musí zaměstnavatele bez zbytečného průtahu informovat o překážce v práci a o předpokládané době jejího trvání. Překážku musí také prokázat. Tato povinnost platí i v době elektronických neschopenek. Informaci od lékaře nebo České správy sociálního zabezpečení nelze považovat za náhradu oznámení zaměstnance, že do práce z důvodu pracovní neschopnosti nenastoupí.
Příklad
Zaměstnanec má určenou dovolenou od pondělí do pátku. V úterý jej lékař uzná dočasně práce neschopným a pracovní neschopnost ukončí ve čtvrtek.
Úterý, středa a čtvrtek se neodečtou z dovolené. Pokud původně určený termín stále trvá, zaměstnanec bude v pátek opět čerpat dovolenou.
Jestliže by pracovní neschopnost skončila až následující pondělí, zaměstnanec se po jejím skončení vrátí do práce. Nevyčerpané hodiny dovolené se automaticky nepřidají za původní konec dovolené. Zaměstnavatel je musí určit k čerpání v jiném termínu.
Během dovolené náleží zaměstnanci náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku. Při pracovní neschopnosti se finanční režim mění. V prvních 14 kalendářních dnech poskytuje zaměstnavatel za zákonem stanovené pracovní dny náhradu mzdy a od 15. dne může zaměstnanci náležet nemocenské. Nemoc během dovolené tak může vést k nižšímu příjmu, zaměstnanci ale zůstanou nevyčerpané hodiny dovolené.
Co když během dovolené onemocní dítě
Dovolenou může přerušit také potřeba ošetřování nemocného dítěte nebo jiné osoby. U dítěte mladšího 10 let může ošetřující lékař rozhodnout o vzniku potřeby ošetřování, pokud dítě onemocní nebo utrpí úraz. U osoby, která již dosáhla 10 let, musí její zdravotní stav nezbytně vyžadovat ošetřování jinou osobou. Potřebu ošetřování je třeba zaměstnavateli oznámit a řádně doložit.
Pokud zaměstnanec začne během dovolené ošetřovat nemocné dítě, dovolená se zásadně přeruší. Na rozdíl od vlastní pracovní neschopnosti má ale zaměstnanec možnost požádat, aby v čerpání dovolené pokračoval.
Zaměstnanec tak může volit mezi dvěma variantami.
1) Pokud o pokračování v dovolené nepožádá, dovolená se přeruší. Příslušné hodiny se z nároku na dovolenou neodečtou a zaměstnanec je může vyčerpat později. Za splnění zákonných podmínek mu může náležet ošetřovné.
2) Pokud zaměstnanec požádá, aby dovolená pokračovala, zůstává v režimu dovolené. Bude mu náležet náhrada mzdy za dovolenou a příslušné hodiny se z jeho nároku odečtou.
Žádost o pokračování dovolené by měl zaměstnanec učinit co nejdříve a prokazatelným způsobem, ideálně e-mailem. Předejde tím nejasnostem, zda mělo dojít k přerušení dovolené, nebo zda chtěl v jejím čerpání pokračovat.
Ošetřovné činí 60 % redukovaného denního vyměřovacího základu. Podpůrčí doba činí zpravidla nejvýše 9 kalendářních dnů. U osamělého pojištěnce, který má v trvalé péči dítě do 16 let, jež neukončilo povinnou školní docházku, může činit nejvýše 16 kalendářních dnů.
Nemoc nebo OČR během zahraniční dovolené
Pracovní neschopnost nebo potřeba ošetřování může vzniknout také v zahraničí. Zaměstnanec by měl co nejdříve vyhledat místního lékaře, zajistit si doklad obsahující potřebné údaje a informovat zaměstnavatele.
Samotný zahraniční lékařský doklad nemusí mít stejnou podobu jako česká elektronická neschopenka. Postup se může lišit podle toho, zda zaměstnanec pobývá v jiném členském státě Evropské unie, ve státě, se kterým má Česká republika uzavřenou příslušnou mezinárodní smlouvu, nebo v jiné zemi. Dokumentace by měla být dostatečně konkrétní, aby z ní bylo zřejmé, koho se týká, od kdy zdravotní překážka trvá a jaký je její předpokládaný rozsah. U dokladů v cizím jazyce může být následně potřeba překlad.
Zaměstnanec by neměl řešení odkládat až na návrat domů. Zpětné uznání pracovní neschopnosti nebo potřeby ošetřování je omezené a bez odpovídajícího potvrzení se dovolená nepřeruší pouze na základě tvrzení, že byl zaměstnanec nebo jeho dítě během pobytu nemocné.
Závěr
O termínu dovolené rozhoduje primárně zaměstnavatel. Již určený termín může změnit a zaměstnance může z dovolené také odvolat. Takový zásah ale není bez následků. Zaměstnavatel musí nahradit prokazatelné náklady, které zaměstnanci bez jeho zavinění vznikly.
Vlastní dočasná pracovní neschopnost dovolenou automaticky přerušuje. U ošetřování nemocného dítěte nebo jiné osoby se dovolená rovněž přeruší, zaměstnanec ale může požádat, aby v jejím čerpání pokračoval.
Spory obvykle nevznikají jen kvůli samotnému právnímu pravidlu, ale především kvůli nedostatečné komunikaci, nejasnému pokynu nebo chybějícím dokladům. V komplikovanějších případech může advokát posoudit oprávněnost postupu zaměstnavatele, rozsah nároku na náhradu nákladů i případné pracovněprávní důsledky na straně zaměstnance. Zaměstnavatelům může současně pomoci nastavit interní pravidla pro plánování, změny a evidenci dovolených tak, aby byly provozně použitelné a současně odpovídaly zákoníku práce.
Autor: Mgr. Lucie Pařízková